Wat eens een kleine vereniging was met een handjevol leden dat een jaarcontributie van een paar gulden betaalde, is nu een vereniging met 1281 leden, die totaal 392.161 euro contributie per jaar betalen –  een gemiddelde contributie van 306 euro per persoon.

In 1999 betaalden 1093 leden totaal  268.520 euro contributie (gemiddeld 245 euro per persoon). Het aantal leden is van 1999 tot en met 2004 met 17% gestegen; in dezelfde periode steeg de gemiddelde contributie met 24%. Het grootste deel van de contributie wordt bijgedragen door de ‘gewone’ leden, die qua aantal met 13% zijn toegenomen vanaf 1999. De gewone leden betaalden in 2000 ongeveer 340 euro contributie en in 2006 een bedrag van 480 euro. Dat is dus een toename van 40%. Het aantal juniorleden is van 1999 tot en met 2004 met 81% gegroeid; hun contributie is met 30% gestegen.

Van de gewone leden was in 2005 ongeveer 361.000 euro aan contributiegelden te verwachten en van de juniorleden ongeveer 45.000 euro.

Zoals het er nu uitziet zullen de inkomsten en uitgaven in 2006 veel beter in evenwicht zijn dan in de twee voorgaande jaren. De totale omzet van de NVvR is ongeveer 1,1 miljoen euro!

 

 

Ik wil u graag inzicht geven in de financiële gang van zaken van onze vereniging, zonder u te vervelen met te veel getallen, zoals hiernaast.

 

Er is in de laatste jaren op het financiële vlak erg veel gebeurd binnen de vereniging. In 2003 heb ik het penningmeesterschap mogen overnemen van Peter Wensing. Er was op dat moment al een beleid om de achterstallige betalingen te innen. Het goede vertrouwen dat ik had in het tijdig betalen van contributie door de leden was ogenblikkelijk verdwenen toen ik in 2003 een contributieachterstand constateerde van bijna 90.000 euro. Een intensieve campagne heeft ertoe geleid dat de betalingsachterstanden drastisch zijn gereduceerd en de duur van de openstaande posten gemiddeld niet veel langer dan een jaar is. Voor het eerst in de geschiedenis van de NVvR zijn er in 2004 zes leden geroyeerd wegens wanbetaling. Er zijn ongeveer 1500 brieven verzonden met herinneringen, aanmaningen, mededelingen tot schorsing en uiteindelijk aangetekende brieven met aankondiging dat er royement zal plaatsvinden.

 

Voor het eerst in de geschiedenis van onze vereniging worden er in 2006 sancties opgelegd als leden niet tijdig hun contributie betalen. Dit heeft u kunnen lezen op de contributienota. Deze tekst lijkt erg onaardig – en is het ook. De reden dat deze tekst op de contributienota staat en dus ook gericht is aan alle leden die nog nooit te laat hebben betaald, is een verplichting die ik heb om alle leden duidelijk te informeren over het nieuwe beleid. Dit beleid is bepaald op de laatste algemene vergadering in 2005.

Waarom nu opeens sancties voor te laat betalen? Stel dat iedereen direct aan de financiële verplichting zou voldoen door de contributie onmiddellijk na ontvangst van de nota te betalen, dan zou debiteurencontrole door het bureau van de NVvR niet meer noodzakelijk zijn. Er zouden geen herinneringsnota’s, aanmaningen en dergelijke verstuurd moeten worden. Ook controles op de reacties op de herinneringsnota’s en aanmaningen kunnen achterwege blijven. Een soort paradijs voor de penningmeester dus (het is een beetje te vergelijken met flitspalen langs de weg: als iedereen zich aan de maximumsnelheid zou houden, dan waren flitspalen overbodig).

Op tijd betalen zou de NVvR zéér veel werk en dus geld besparen. Al deze kostbare tijdbesteding van het bureau van de NVvR wordt betaald door alle leden van de NVvR, dus ook door degenen die nooit te laat betaald hebben. Dit is niet eerlijk ten opzichte van degenen die altijd op tijd betalen.

Een gewaardeerd emerituslid, dhr. drs. J.H. Pameijer sr., die al 40 jaar lid is van de NVvR, heeft onlangs verontwaardigd gereageerd op de tekst op de nota. Hij heeft in 40 jaar nooit een contributienota te laat betaald, zoals vele leden met hem. Aan hem en alle leden die altijd de contributie stipt op tijd betaald hebben en verbolgen zijn over deze tekst op de nota, wil ik mijn excuses aanbieden. Deze tekst is natuurlijk niet voor hen persoonlijk bedoeld. Als detail mag ik melden dat ook ikzelf de nota van mijzelf heb mogen ontvangen met dezelfde ‘onaangename’ tekst. Maar ja, wie ben ik om mijzelf daar boos over te maken?

Als doekje voor het bloeden zullen de kosten van de incassoprocedures verhaald worden op de ‘laatbetalers’ en dus niet meer ten laste komen van het algemene budget.

Op de contributienota wordt verzocht om binnen drie weken te betalen. De controles op betalingen van de nota’s zullen tegen het einde van elk kwartaal plaatsvinden, waarna de aanmaningen zullen worden verzonden.

 

Wat heeft de vereniging nog meer veel geld gekost in de laatste twee jaar? Dat is de website. De stijl is veranderd, maar er zijn ook technische verbeteringen aangebracht door updates en upgrades. Dit heeft in 2004 ongeveer 40.000 euro gekost. Dat is best veel geld, maar ga eens kijken op de website www.kiesbeter.nl. Voor de ontwikkeling van deze site heeft onze minister 16 miljoen euro van uw en mijn geld uitgegeven. Daar is nauwelijks aandacht aan gegeven in de media. Dan krijgt u als lid van de NVvR toch echt wel meer waarde voor uw geld.

Elektronische communicatie is het communicatiemiddel van de toekomst en eigenlijk al van vandaag, dus een belangrijke reden om ons daarop maximaal te concentreren. Af en toe hoor ik toch nog wat zacht gemopper uit het uitstervende digibetencircuit over het feit dat men zich alleen via de website voor evenementen van de NVvR kan registreren. Hen kan ik alleen maar geruststellen met de gedachte dat dit nog maar het begin is.

 

Voorheen kon men zich inderdaad op allerlei manieren voor sandwichcursussen (SWC’s) inschrijven. Nu kan dat alleen elektronisch via de website. Het is u misschien ook opgevallen dat u de inschrijfgelden niet meer hoeft in te vullen, omdat dit automatisch gebeurt. De korting op vroeg inschrijven voor een SWC wordt drie weken vóór de SWC met 60 euro verminderd, en de korting komt te vervallen als men zich minder dan tien dagen van te voren of aan de balie inschrijft. Dit beleid wordt gehanteerd om leden te stimuleren zo vroeg mogelijk in te schrijven, waardoor het bureau van de NVvR niet op het laatste moment overbelast wordt om de registraties te verwerken.

Het is onvoorstelbaar hoeveel leden die zich inschrijven nadat de kortingstermijnen verstreken zijn, alsnog menen voor het lagere tarief in aanmerking te komen en daar ook erg veel moeite voor doen. Alles wordt uit de kast gehaald om toch maar een lager tarief te betalen, zoals antedateren van inschrijfformulieren en een lager tarief invullen bij de elektronische registratie toen dat nog mogelijk was. In één geval heeft een lid zelfs valsheid in geschrifte gepleegd. Vervolgens zijn dit juist degenen die uitgebreid met het bureau van de NVvR gaan communiceren en vinden dat zij onjuist worden behandeld als het bureau zich strikt aan de regels houdt. Deze communicatie kost tijd en dus alle leden geld. Dit is ook de reden dat inschrijven voor cursussen en Radiologendagen sinds kort uitsluitend elektronisch kan gebeuren en dat wij automatisch de inschrijfgelden voor u invullen. Betalen is niet leuk, maar wij maken het u wel gemakkelijker. De module die deze automatisering mogelijk maakt heeft natuurlijk weer een paar duizend euro’s gekost, maar dit geld wordt op termijn weer ruimschoots terugverdiend, doordat alle discussie van verongelijkte leden met het bureau tot het verleden behoort. Ook hier geldt: schrijf op tijd in en voorkom extra kosten.

 

Een SWC heeft in 2005 gemiddeld 116.000 euro gekost, en de cursussen zijn kostenneutraal. De inschrijfkosten voor een lid zijn laag en ver beneden hetgeen men ‘marktconform’ noemt. Dit is vooral te danken aan de enorme inzet van alle leden van de Onderwijscommissie. Zij zijn de toppers in ons vakgebied en zijn bereid heel veel inspanning te leveren om voor de rest van de radiologen en arts-assistenten cursussen te organiseren. De vergoeding voor deze inzet is slechts minimaal en bestaat onder andere uit reiskostenvergoeding – veel meer is het niet. Dankzij hun belangeloze inzet zijn de cursussen voor de NVvR-leden zo goedkoop. De sprekers op de cursussen mogen natuurlijk ook niet vergeten worden. Vooral zij behoren tot de top in ons vakgebied en leveren veel inspanning voor een minimale financiële beloning. Dit mag toch wel even gezegd worden. Elke SWC kost het bureau van de NVvR erg veel werk. Vlak voor elke cursus is het weer topdrukte op het bureau.

De organisatie van de Radiologendagen ligt volledig in handen van leden van het bestuur. De communicatie tussen de organisatie van de Radiologendagen, lustrum 2006 en het bestuur en de penningmeester van de NVvR loopt daarom erg soepel. De lijnen zijn kort en de sfeer binnen het bestuur is goed. De uitvoerders van de evenementen liggen onder vuur. Dit wordt gedaan om voor de leden van de NVvR de beste prijs voor een leuk evenement te bedingen.

 

Tijdens een sandwichcursus heb ik eens met een lid staan praten tijdens de drukte in de koffiepauze. Ongevraagd ging hij uit de losse pols aan mij voorrekenen welke ‘enorme’ winsten de NVvR wel niet maakte met die hoge inschrijfgelden voor de cursussen. Elke relativering van mijn zijde werd meedogenloos onder tafel geschoven. Tegen beter weten in had de collega mij even blij gemaakt met zijn rekensommetje. Helaas duurde die blijheid slechts tot het moment dat de rekeningen van de cursus binnenkwamen.

Omdat diverse industrieën onze evenementen sponsoren, kunnen de inschrijfgelden ook laag gehouden worden. Sommige firma’s geven een bedrag zonder significante tegenprestatie, andere huren standruimte en adverteren via de website, MemoRad, EduRad of het jaarboek. Helaas zien wij dat het animo van industrieën om de NVvR te sponsoren minder wordt.

 

Nog iets over ‘marktconform’. Wist u dat er beroepsgroepen (accountants bijvoorbeeld) in Nederland zijn die per saldo minder verdienen dan de gemiddelde radioloog en verplicht lid zijn van hun beroepsvereniging, en die daarvoor dus een verplichte contributie betalen die ruim drie keer zo hoog is als de contributie van de NVvR? De voor hun vak noodzakelijke cursussen kosten veelal ook het viervoudige van die van ons. Dan krijgen leden van de NVvR toch wel veel voor weinig.

 

De Commissie Visitatie Niet-OpleidingsKlinieken (cie. Vis-NOK) heeft mij in 2005 heel veel financiële hoofdbrekens gekost. De leden van de commissie hebben uitermate veel energie gestoken in het neerzetten van een uitstekende en ook zeer vooruitstrevende kwaliteitsvisitatie. De visitaties zelf worden begeleid door het Kwaliteitsinstituut CBO, en er is een digitaal systeem (ADAS) ontwikkeld ten behoeve van de visitaties, waardoor er forse tijdbesparing (dus kostenbesparing) wordt gerealiseerd bij de rapportage. De investering in het ADAS en de kosten van de bijdrage van het CBO bij de visitaties zijn zodanig hoog, dat dit niet wordt gecompenseerd door de subsidie die wij krijgen van de Orde van Medisch Specialisten (OMS). Dit is een subsidie die van overheidswege ter beschikking wordt gesteld voor alle wetenschappelijke verenigingen en via de OMS wordt verdeeld. Al jaren is het telkens weer onzeker of de subsidie wordt toegewezen, maar tot op heden hebben wij deze nog ontvangen. Is het resultaat voor de NVvR negatief, dan is het mijn taak in te grijpen. De NVvR kan wel een bemiddelende rol spelen bij het betalen van de kosten en incasseren van de subsidie, maar mag geen financieel risico dragen.

Tegenover de werkzaamheden van de leden van de Commissie Visitatie Niet-OpleidingsKlinieken staat geen ‘honorarium’ of vacatievergoeding. De visiteurs en het CBO brengen wel kosten in rekening. Deze kosten worden vanaf 1 januari 2006 doorberekend aan de gevisiteerde maatschappen.

Mocht het nog niet bekend zijn: visitaties zijn per 1 januari 2006 een vereiste voor herregistratie als specialist. Voor details kunt u de website van de NVvR raadplegen.

 

De wijze waarop de financiële administratie wordt gevoerd en de rapportage plaatsvindt, is het afgelopen jaar drastisch verbeterd. En daarbij heb ik veel steun gekregen van onze accountant. Elke geleding van de NVvR heeft nu een eigen kostenplaats gekregen in de administratie, en er wordt nauwkeurig op toegezien dat geen overlap bestaat. Bovendien krijgt het bestuur een maandelijkse rapportage van de inkomsten en uitgaven van de belangrijkste geledingen. Met ‘belangrijkste’ bedoel ik de geledingen waarvoor wij met regelmaat facturen krijgen met bedragen met minimaal vier cijfers vóór de komma.

Maandelijks financiële rapportage is natuurlijk leuk, maar dan moet het overzicht van kosten natuurlijk ook up-to-date zijn. Het kwam voor dat geledingen van de NVvR soms meer dan een jaar later forse declaraties indienden. Deze werden tot op heden altijd gehonoreerd, ondanks dat dit formeel zelfs geweigerd zou kunnen worden. Het zou niet bevorderlijk zijn voor de inzet van de leden die declareren als de kosten niet vergoed zouden worden. De leden die declaraties indienen zijn namelijk de leden die actief zijn binnen de vereniging. Vanaf 1 januari 2006 moeten declaraties binnen één maand bij het bureau worden ingediend. De bepaling zal voorlopig met enige soepelheid worden gehanteerd. Zodra de jaarrekening aan de financiële commissie is gepresenteerd, zullen nakomende declaraties niet meer vergoed kunnen worden.

In elke jaarrekening werd telkens een stuk geschreven over de reglementen met betrekking tot declaraties en de maximale bedragen die de vereniging in bepaalde gevallen vergoedt. Zolang het niet de spuigaten uitloopt is met declaraties altijd soepel omgegaan. Soms is het goedkoper een vergadering met een beperkt aantal mensen in een gezellige bistro te organiseren, dan in een officieel vergadercentrum een ruimte te huren met een catering waar broodjes en koffie worden geserveerd. In klein verband kan telefonisch vergaderen ook zeer goed werken. Geen reistijd, files, parkeerproblemen, zaalhuur of catering, waardoor deze optie soms zeer aantrekkelijk kan zijn.

 

In tijden dat het resultaat van de vereniging positief is, kan natuurlijk altijd alles. Doordat de kosten op alle fronten fors zijn gestegen en de inkomsten niet evenredig mee zijn gegroeid, moeten wij voorzichtig zijn. De vereniging beschikt over een redelijke reserve. Er moet desondanks een strak financieel beleid gevoerd worden, zodat de reserves niet binnen korte tijd zijn opgesoupeerd. Financiële effecten van bepaalde besluiten zijn vaak pas later voelbaar en komen soms niet overeen met begrotingen. Daarom moeten wij ook duidelijke afspraken maken met leveranciers, sponsors, congresbureau, drukkers, CBO en dergelijke. Achteraf discussiëren over extra kosten of naheffingen, terwijl de afspraken niet helder zijn, is altijd moeilijk.

 

Hopelijk heb ik tijdens mijn termijn als penningmeester een steentje kunnen bijdragen aan het financieel zeewaardig maken van ons verenigingsschip in zwaar weer. Helaas heb ik daarbij sommige mensen het vuur na aan de schenen moeten leggen, waarbij ik hoop dat zij het mij niet persoonlijk kwalijk zullen nemen dat ik de afspraken binnen de NVvR uitvoer en nakom.

 

R.B. Noordveld

Jeroen Bosch Ziekenhuis, ‘s-Hertogenbosch