BTW-plicht bij vacatievergoedingen per 2020

Door de NVvR worden voor een aantal activiteiten vacatievergoedingen uitbetaald. Degene die geregeld een vacatievergoeding ontvangt, is in principe BTW-plichtig. Vanaf 1 januari 2020 geldt een nieuwe kleine ondernemersregeling m.b.t. tot de BTW. De onderstaande informatie is opgesteld samen met de accountant van de NVvR. Klik hier als u de informatie zoekt tot 2020.

1. Inleiding

Deze notitie (klik hier voor de volledige notitie in PDF) is ter informatie geschreven voor leden van de NVvR, die voor hun NVvR-activiteiten, zoals onderwijs en visitaties, een vergoeding ontvangen en in principe BTW-plichtig zijn. Vanaf 1 januari 2020 geldt er een nieuwe “kleine ondernemersregeling” (KOR) inzake de BTW. Als u daarvoor in aanmerking wilt komen, dient u dit uiterlijk 20 november 2019 bij de Belastingdienst te melden. De voorwaarden en overwegingen worden in paragraaf 4 toegelicht.
Deze nieuwe KOR geldt, in tegenstelling tot de oude KOR, niet alleen voor natuurlijke personen maar ook voor rechtspersonen zoals een BV, een stichting of een vereniging (met rechtspersoonlijkheid). Dit betekent dat mocht u als vrijgevestigd radioloog of nucleair geneeskundige, via een besloten vennootschap participeren in een Medisch Specialistisch Bedrijf, dan kan ook deze vennootschap gebruik maken van de nieuwe KOR. In voorkomende gevallen kan dat fiscaal gezien voordeliger zijn ten opzichte van de situatie waarin u als natuurlijk persoon de inkomsten geniet. Alvorens op deze nieuwe KOR in te gaan komt eerst nog de vraag aan de orde wanneer er sprake is van BTW-plicht en vervolgens welke administratieve verplichtingen dit met zich meebrengt.

2. Wanneer is er sprake van BTW-plicht    

Een natuurlijk persoon of rechtspersoon wordt BTW-plichtig op het moment dat deze duurzaam prestaties verricht in het economisch verkeer waar een vergoeding tegenover staat. Deze prestaties zijn dan BTW-belaste prestaties waarbij over de vergoeding BTW moet worden berekend, tenzij deze prestaties vrijgesteld zijn van BTW. Als u bijvoorbeeld als docent of visiteur voor de NVvR en/of andere onderwijsinstellingen werkzaamheden verricht dan bent u in principe BTW-plichtig. Daar staat tegenover dat u dan ook recht heeft op teruggave van betaalde BTW.

Voor een docent geldt een uitzondering op deze regel als hij of zij ingeschreven staat in het Centraal Register Kort Beroepsonderwijs (CRKBO). U kunt zonder audit worden ingeschreven in het CRKBO Register Docenten als u beschikt over een onderwijsbevoegdheid en/of over een relevant diploma van de Stichting PHBO Nederland. Zo niet, dan vindt er eerst een audit voor docenten plaats.

De NVvR staat sinds 2010, als onderwijsinstelling, ingeschreven in het CRKBO en is op grond hiervan vrijgesteld van BTW-heffing over de vergoeding voor onderwijs aan haar leden. Daar staat tegenover dat de NVvR geen recht heeft op teruggave van de aan haar in rekening gebrachte BTW. Dit betekent dat mocht u als docent niet vrijgesteld zijn van BTW - en derhalve BTW moeten berekenen over de door u in rekening gebrachte vergoeding - dan kan de NVvR deze BTW niet terugvragen.

Zolang u niet vrijgesteld bent van BTW-heffing, omdat u (of uw vennootschap) een voor de BTW belaste prestatie levert of geen gebruik kan (of wil) maken van de nieuwe KOR, hebt u (of uw vennootschap) een aantal administratieve verplichtingen inzake de BTW. Deze verplichtingen worden hieronder - in hoofdlijnen - beschreven.

3. Administratieve verplichtingen inzake de BTW

U bent verplicht een factuur met BTW uit te reiken, zolang u niet bent ontheven van uw administratieve verplichtingen inzake de BTW en u BTW-belaste prestaties verricht. Daarnaast heeft u nog een administratie-, en een aangifteplicht.

3.1. Factuurplicht

De facturen dienen onder meer de volgende elementen te bevatten:

· de NAW-gegevens, het BTW-nummer en het KvK-nummer van uzelf;
· de datum waarop de factuur is uitgereikt en een opeenvolgend (factuur-)nummer;
· de naam en het adres van de instelling of persoon aan wie de prestatie wordt gefactureerd;
· de omschrijving van de geleverde dienst met eventueel vermelding van de locatie en het tijdstip; 
· het bedrag (excl. BTW) dat in rekening is gebracht;
· het toegepaste BTW-tarief (thans 21%) alsmede het BTW-bedrag.

De facturen moeten uiterlijk zijn uitgereikt op de vijftiende dag na de maand waarin de prestatie is verricht. Op het moment dat de facturen zijn uitgereikt (of hadden moeten worden uitgereikt) is de BTW die hierop vermeld staat verschuldigd.

3.2 Administratieplicht

De administratie, die minimaal zeven jaar bewaard moet worden, bestaat uit:

· verstuurde facturen; hieruit blijkt hoeveel BTW door u berekend c.q. verschuldigd is;
· ontvangen facturen; hieruit blijkt hoeveel BTW (=voorbelasting) door u betaald is;
· bankafschriften waarop de ontvangen en betaalde factuurbedragen staan vermeld.

3.3. Aangifteplicht

Na afloop van een aangiftetijdvak (meestal een kwartaal) moet u aangeven hoeveel BTW u in dat tijdvak heeft berekend en welk bedrag aan BTW door u betaald is. Het saldo hiervan moet door u - op aangifte - worden afgedragen.

4. De nieuwe kleine ondernemersregeling

Een BTW-ondernemer, die in een kalenderjaar minder dan € 20.000 (exclusief BTW) omzet, kan deze nieuwe KOR toepassen maar dat hoeft niet. Voor de bepaling van de omzetgrens tellen alle prestaties mee die zonder toepassing van de nieuwe KOR met BTW belast zouden zijn. Belangrijk om te weten is dat de omzet, die voortvloeit uit medisch (-specialistisch) handelen vrijgesteld is van BTW, en niet meetelt ter bepaling van deze omzet. 

Bij de keuze voor deze nieuwe KOR hoeft geen BTW meer berekend te worden. Daar staat tegenover dat er ook geen recht bestaat op aftrek van de in rekening gebrachte BTW. Voorts wordt automatisch ontheffing verleend voor alle administratieve verplichtingen inzake de BTW. Onder de oude KOR moest hierom nog apart verzocht worden.

De BTW-ondernemer moet de keuze voor de nieuwe KOR uiterlijk vier weken vóór aanvang van het desbetreffende aangiftetijdvak bij de Belastingdienst melden. Hierop wordt beslist met een (voor bezwaar vatbare) beschikking. Mocht u per 1 januari 2020 van de nieuwe regeling gebruik willen maken, omdat u verwacht dat uw omzet in 2020 onder de grens van € 20.000 blijft, dan moet u dat bij de Belastingdienst vóór 20 november 2019 melden. Dat kan via het aanmeldformulier dat gepubliceerd is op de website van de Belastingdienst.

Als de keuze later wordt gemaakt dan 20 november 2019 dan bent u per 1 januari 2020 aan de BTW-regels onderworpen. De nieuwe regeling kan dan op zijn vroegst op 1 april 2020 ingaan. Houd er rekening mee dat de Belastingdienst ongeveer vier weken nodig heeft om uw verzoek te verwerken.

Startende BTW-ondernemers die de nieuwe regeling willen toepassen moeten dat ten minste vier weken vóór de start van hun ondernemersactiviteiten bij de Belastingdienst melden en zich ook laten inschrijven bij de KvK.

Let op: op de site van de KvK staat op datum van dit schrijven nog de ‘oude KOR’ beschreven.

De keuze voor de nieuwe regeling geldt in beginsel voor onbepaalde tijd en minimaal voor de periode van drie kalenderjaren. Voor de melding om de nieuwe regeling te beëindigen dient ook een apart afmeldformulier te worden gebruikt dat gepubliceerd is op de website van de Belastingdienst.

Als u weer in aanmerking wilt komen voor toepassing van de nieuwe regeling dan geldt een wachtperiode van drie kalenderjaren.

Mocht de omzet in de loop van het jaar boven de grens van € 20.000 uitkomen dan moet u vanaf dat tijdstip weer aan alle administratieve verplichtingen inzake de BTW voldoen. De omzet tot het tijdstip van overschrijding van de grens blijft vrijgesteld van BTW. Na de overschrijding mag u in de drie daaropvolgende jaren niet opnieuw kiezen voor de nieuwe KOR.

5. Er kunnen zich vier situaties voordoen waarbij al dan niet een keus kan worden gemaakt voor de nieuwe KOR

5.1. U hebt geen ontheffing van administratieve verplichtingen en een BTW-belaste omzet in 2020 van niet meer dan € 20.000

Voor u gaat de nieuwe regeling niet automatisch in. Wilt u met ingang van 1 januari 2020 in aanmerking komen voor de nieuwe regeling dan dient u uiterlijk 20 november 2019 een verzoek daartoe in te dienen via het hierboven genoemde aanmeldformulier.

Doet u dit niet dan moet u in 2020 in beginsel BTW in rekening brengen en afdragen én voldoen aan alle administratieve verplichtingen inzake de BTW tenzij de omzet (op andere gronden) is vrijgesteld.
Als u bent vrijgesteld van BTW kunt u bij de NVvR een declaratie zonder BTW indienen.

5.2. U hebt ontheffing van administratieve verplichtingen gekregen en een BTW-belaste omzet in 2020 van niet meer dan € 20.000

Mocht u eerder ontheffing van administratieve verplichtingen hebben gekregen dan heeft u, als het goed is, onlangs van de Belastingdienst een brief ontvangen met daarin de vraag of u nog BTW-belaste prestaties verricht en onder de grens van € 20.000 blijft. Is dat het geval dan hoeft u niet te reageren.

Later in het jaar ontvangt u bericht dat u automatisch aangemeld bent voor de nieuwe KOR. Gevolg hiervan is dat u in 2020 geen BTW in rekening hoeft te brengen en af te dragen en dat u geen recht op vooraftrek hebt. Met andere woorden u behoudt de ontheffing van administratieve verplichtingen inzake de BTW. U kunt bij de NVvR een declaratie zonder BTW indienen.

5.3. U hebt ontheffing van administratieve verplichtingen en een BTW-belaste omzet van meer dan € 20.000 in 2020

U kan geen gebruik maken van de nieuwe KOR. Als het goed is heeft u onlangs van de Belastingdienst een brief ontvangen met daarin de vraag of u nog BTW-belaste prestaties verricht en onder de grens van € 20.000 blijft. In uw geval dient u deze brief terug te sturen en wordt u uitgenodigd tot het doen van BTW-aangifte in 2020. De BTW over het eerste kwartaal 2020 moet uiterlijk 30 april 2020 zijn aangegeven en voldaan. U zult bij de NVvR een factuur met BTW moeten indienen.

5.4. U heeft geen ontheffing van administratieve verplichtingen en een BTW-belaste omzet van meer dan € 20.000 in 2020

U kan geen gebruik maken van de nieuwe KOR en dus zult u uitgenodigd worden tot het doen van BTW-aangifte. Gebeurt dit niet dan zult u hierom zelf moeten verzoeken. De BTW over het eerste kwartaal 2020 moet uiterlijk 30 april 2020 zijn aangegeven en voldaan. Bij de NVvR zult u een factuur met BTW moeten indienen.

Overigens maakt het geen verschil of u de vergoeding voor de verrichte werkzaamheden voor de NVvR door middel van een declaratie (dus zonder BTW) of een factuur (met BTW) in rekening brengt. In beide situaties is de netto vergoeding gelijk. 

6.   Samenvatting

Op het moment dat u voor de BTW belaste prestaties levert hebt u ter zake van deze BTW een aantal administratieve verplichtingen. Daarvan wordt u (automatisch) ontheven als u per 2020 opteert voor de nieuwe KOR. Dat kan alleen als uw (in principe met BTW belaste) omzet in een kalenderjaar onder de grens van € 20.000 blijft. Docenten die op grond van hun inschrijving in het CRKBO nu vrijgesteld zijn van BTW of al gebruik maakten van de oude KOR kunnen, onder de voornoemde voorwaarde, ook gebruik maken van de nieuwe KOR. Gevolg van het opteren voor de nieuwe KOR is dat u dan geen recht meer hebt op teruggave van de door u betaalde BTW.

Voor radiologen of nucleair geneeskundigen, die via een besloten vennootschap participeren in een Medisch Specialistisch Bedrijf, bestaat voor deze vennootschap ook de mogelijkheid om gebruik te maken van de nieuwe KOR. In voorkomende gevallen zou dat fiscaal voordeliger kunnen zijn dan dat als u als natuurlijk persoon de inkomsten geniet. Belangrijk om te weten is dat de omzet, die voortvloeit uit medisch (-specialistisch) handelen - en uit dien hoofde vrijgesteld is van BTW - niet meetelt ter bepaling van de omzet.

Als radioloog of nucleair geneeskundige in loondienst blijft de mogelijkheid bestaan om als natuurlijk persoon gebruik te maken van de nieuwe KOR. De (netto) vergoeding geeft u in deze situatie, in uw aangifte inkomstenbelasting, aan als “resultaat uit overige werkzaamheden”.

7.  Ten slotte

Mocht u naar aanleiding van het bovenstaande nog vragen hebben dan zijn wij te allen tijde graag bereid deze te beantwoorden. In voorkomende gevallen zullen wij deze vragen doorgeleiden naar onze accountant, die mede zorg heeft gedragen voor de inhoud van deze notitie. Daarnaast kunt u hierover natuurlijk ook contact opnemen met uw eigen accountant/belastingadviseur.

16 september 2019